Jak si jako začínající účetní správně nastavit ceny

Jaké jsou plusy a mínusy jednotlivých typů účetních sazeb? Vysvětlíme vám, kdy se vám vyplatí účtovat za položku, kdy je lepší paušální balíček a ukážeme vám, jak si správně nastavit ceny. 

Správně nastavená cena je přijatelná pro vaše zákazníky, ale zároveň dostatečně vysoká, aby vám přinášela zisk.

Nejčastější chybou v cenotvorbě bývá, že účetní své služby nabízejí pod cenou a neumí se dostatečně ohodnotit.

To vede k tomu, že prací tráví spoustu času, nemají dostatečný příjem a přechodu na volnou nohu litují. Nehledě na to, že někteří potenciální klienti mohou výrazně nižší cenu vyhodnotit jako známku nekvalitní služby.

TIP: Přečtěte si, jak na volnou nohu přejít bezpečně a sehnat si první klienty už během zaměstnání.

Abyste se sami nedostali do koloběhu nízkých příjmů, řiďte se při nastavování cen následujícími radami.

Spočítejte si náklady a počet hodin věnovaných klientům

Pokud je účetnictví jediný zdroj vaší obživy, započítejte do svých měsíčních nákladů:

1. osobní náklady
   • zejména veškeré výdaje na domácnost,
   • zábavu
   • a dovolenou (jako OSVČ nemáte placenou dovolenou, musíte si na ni vydělat)
2. náklady související s podnikáním
   • zálohy OSVČ na sociální a zdravotní pojištění + odhadovanou výši daně z příjmů,
   • splátky půjček,
   • nájem za kancelář,
   • pojištění (např. odpovědnosti za škodu),
   • výdaje za marketingové služby,
   • členské poplatky,
   • vzdělávání (odborné kurzy, školení a literatura),
   • platby za software, telefon a internet,
   • náklady na pořízení majetku (např. tiskárny, počítače)
   • a další.

Cena vašeho účetního know-how

Do ceny svých služeb promítněte také know-how. Je sice obtížně vyčíslitelné, ale přesto byste ho do výpočtu měli zahrnout (ideálně procentuálně).

Vzpomeňte si, co všechno předcházelo výkonu účetní činnosti, kolik času (a peněz) jste investovali do:

• studia na vysoké škole,
• samostudia ve svém volném čase,
• přípravy na odbornou zkoušku (např. daňového poradce),
• několikaleté praxe v oboru
• nebo absolvování odborných kurzů a školení.

Výpočet hodinové sazby

Počítejte s tím, že se celý den nebudete věnovat klientské práci tak, jak jste možná byli zvyklí v zaměstnání. Nějaký čas vám zabere vlastní administrativa, propagace nebo shánění klientů a komunikace s nimi.

Odhadněte, kolik hodin denně vyfakturujete a toto číslo vynásobte počtem pracovních dní v měsíci. Pak už vám nic nebrání ve výpočtu hodinové sazby podle vzorce:

celkové měsíční náklady / počet hodin odpracovaných pro klienty za měsíc = minimální hodinová sazba

Při hodinové sazbě vykazujete klientům skutečný počet odpracovaných hodin (včetně přípravy, zaúčtování, kontroly a archivace dokladů).

Pozor – minimální hodinová sazba vám pokryje veškeré náklady, ale nepřinese vám zisk. Proto byste ve skutečnosti měli mít hodinovku vyšší. Vydělané peníze můžete investovat třeba do nového webu nebo s nimi vykrýt slabší měsíce.

Zvažte další možnosti cenotvorby

Při tvorbě ceníku myslete na srozumitelnost pro zákazníky. Ti netuší, jak dlouho vám zabere zpracování 200 ks dokladů a mezd 10 zaměstnanců. Z toho důvodu možná nebude hodinová sazba ideální.

Mnohem častěji se využívá:

1. Sazba za účetní položku – cena se odvíjí od počtu zaúčtovaných položek (dokladů) podle ceníku.
2. Měsíční paušál – cenu určíte třeba podle průměrného počtu dokladů a jejich náročnosti na zpracování.

Cena za účetní položku nebo zpracování dokladu

Pokud si spočítáte, kolik dokladů za hodinu běžně zaúčtujete, můžete si nastavit jednoduchý ceník. Například si budete účtovat 20 Kč za zpracovaný doklad.

V praxi to ale tak snadné není. Zaúčtování pokladního dokladu vám zabere pár sekund. Jenže někdy je k zaúčtování potřeba prostudovat odbornou literaturu nebo se prokousat několikastránkovou smlouvou.

Problém nastává také tehdy, pokud si klient vyžádá zpracování finančního reportu. Ten není klasickým dokladem, ale zadarmo ho určitě zpracovávat nebudete.

Nakonec stejně budete muset kromě jednotné ceny za zpracování účetního dokladu vyčíslit i další položky.

Orientační přehled účetních cen

Přibližná cena za:

• položku v daňové evidenci začíná na 15 Kč,
• za účetní položku začíná na 20 Kč,
• kontrolní hlášení v rozmezí 150 až 500 Kč dle rozsahu,
• správu datové schránky je 150 Kč,
• zastupování při daňovém řízení činí 750 Kč.

Paušál, pásma a balíčky

Při paušální (zpravidla měsíční) sazbě musíte vědět, kolik dokladů klient běžně mívá a podle toho odhadnete, kolik času vám zpracování zabere. Spousta účetních má vytvořená tzv. pásma. Ta se od sebe liší například počtem zpracováných dokladů.

• 1. paušální balíček: 0–50 dokladů
• 2. paušální balíček 51–100 dokladů

Podobná omezení klienty občas svádí k třídění dokladů, aby se vyhnuli překročení limitu. Kalkulují, jestli je finanční úspora při zachování nižšího balíčku větší, než kolik si účetní řekne za zpracování dokladů navíc.

Lepší než využívat pásem je ke každému klientovi přistupovat individuálně a nedržet se striktně horních limitů. Účetnictví má poctivě zachycovat reálný stav, nikoliv podnikatele omezovat.

Právě proto účetní často využívají měsíční paušál. Ten zpravidla zahrnuje:

• zastupování na úřadech v různém rozsahu,
• podávání kontrolního hlášení a přiznání k DPH na finanční úřad,
• odesílání přehledů na zdravotní pojišťovny a OSSZ.

Správa datové schránky, zpracování podkladů pro přiznání k DPH a kontrolního hlášení, vyhotovení přiznání k DPPO (případně DPFO) nebo silniční dani v měsíčním paušálu není vždy zahrnuto. Vždy záleží na tom, jak si nastavíte ceník.

Pokud se klientovo podnikání výrazně rozjede nebo zpomalí, nabídněte mu během roku vypracování nové cenové nabídky na míru nebo ho přeřaďte do jiného tarifu.

To platí, i když zjistíte, že je účtování klienta komplikované a časová náročnost vyšší, než jste počítali.

Například časem zjistíte, že:

• většina dokladů je v cizí měně,
• klient vám stovky dokladů předává naházené v igelitové tašce,
• několika zaměstnancům se strhávají exekuce,
• klient vám nedodává bankovní výpisy elektronicky.

Pozor na ceny u malých klientů

Na nacenění si dejte pozor hlavně u drobných klientů. I malé zakázky v sobě zahrnují ty stejné úkony jako velké – např.:

• svoz dokladů,
• třídění dokladů,
• otevření účetní agendy a zaúčtování dokladů,
• založení dokladů do šanonu,
• odeslání datovou schránkou.

Účetní proto často mívají stanovenou minimální paušální sazbu za vedení účetnictví a daňové evidence.

Minimální paušální sazby za vedení účetnictví začínají zhruba na 1 300 Kč/měsíc bez DPH za 0–50 položek pro plátce DPH. Minimální cena pro neplátce DPH se pohybuje kolem 1 000 Kč bez DPH.

U daňové evidence se ceny měsíčního paušálu pohybují zhruba od 800 Kč. Hodina daňového poradenství běžně začíná zhruba na 700 Kč, ale může se vyšplhat i na 3 500 Kč.

Prozkoumejte ceny konkurence

Znát ceny svých konkurentů se určitě hodí, ale neznamená to, že byste je měli bezmyšlenkovitě převzít. Průzkumem si ale uděláte lepší obrázek o nabídce účetních služeb.

Zeptat se na ceny účetních služeb můžete i svých známých (buď přímo účetních nebo těch, kteří podnikají a využívají služby externí účetní). Dotaz na cenotvorbu můžete vznést i v naší FB skupině pro účetní na volné noze, případně na diskuzním fóru.

Svůj ceník pravidelně aktualizujte

Možná máte obavu, že to neodhadnete a ceny nastavíte příliš vysoko. Ceník naštěstí není vytesaný do kamene a ceny můžete snížit kdykoliv. Ale pokud o vaše účetní služby zákazníci nejeví zájem, nemusí to být vždy způsobeno cenou. Ještě než se rozhodnete zlevnit, zapracujte na nabízeném servisu a způsobu, jakým se prezentujete.

Cenu za nabízené účetní a poradenské služby byste měli zvyšovat alespoň jednou ročně. Změnit ceny u nových klientů je snadné – s vyšší cenou budou předem počítat. Dozví se o ní třeba z vašich webových stránek.

Pokud jste nového klienta získali na doporučení svého spokojeného zákazníka, může se divit, že mu fakturujete vyšší cenu. Je důležité mu vysvětlit, jaké k tomu máte důvody.

Stávající klienti vyšší cenu za zpracování účetnictví zpravidla akceptují. Roste totiž nejenom inflace, ale také vaše odbornost či komplexnost vámi nabízených služeb. A když novou cenu nepřijmou, můžete se domluvit na nižším rozsahu služeb nebo si najít zákazníka, který na ni přistoupí.

Zajistěte si hladký rozjezd podnikání

Plánujete přechod na volnou nohu, ale nejste si jistí, jestli to zvládnete? Přihlaste se do online akademie Svobodná účetní, kterou jsme vytvořili ve spolupráci se Svazem účetních ČR.

V on-line kurzu:

• si doplníte účetní znalosti,
• se dozvíte, jak si sehnat první klienty a co si na volné noze pohlídat,
• získáte 12 měsíců konzultací s odborníkem
• po složení závěrečné zkoušky obdržíte certifikát „kvalifikovaného účetního“ od Svazu účetních ČR.

A pokud po skončení akademie úspěšně složíte závěrečný test a založíte si živnost, celou částku za kurzovné vám vrátíme zpátky.

Zjistěte víc

Absolventka akademie, Kateřina Horáčková, o tříměsíční akademii říká:

„Bylo skvělé, že jsem si mohla lekce procházet v době, kdy se mi to hodilo. Šli jsme do hloubky a probírali jsme i specifické případy. Byla jsem nadšená, protože se postupně všechny moje obavy vytrácely. Je perfektní, že akademie nabízí rok konzultací s poradcem zdarma. Když si člověk nebude jistý, má se na koho obrátit.“

Po absolvování kurzu získala práci účetní na částečný úvazek a postupně si chce nabírat vlastní klienty. Celý rozhovor s Kateřinou si můžete přečíst zde.