Standard pro účetní v 21. století: online přístup k dokladům a žádné přepisování

Většina klientů už dnes nemusí ztrácet čas osobním předáváním dokladů nebo skenováním faktur. Nemluvě o bezpečnosti dat, pokud někdo doklady posílá e-mailem. Účetní 21. století pracuje na dálku a nabízí svým klientům řešení, které oběma stranám šetří čas i peníze. 

Přeposílání nebo předávání dokladů e-mailem či osobně způsobuje spoustu úskalí. Zjistíte například, že k zálohovým fakturám chybí vyúčtovací faktura nebo některé doklady chybí úplně, jindy zase narazíte na špatně uvedenou sazbu DPH. A poté vás ještě čeká přepisování údajů do účetního programu, při kterém můžete snadno udělat chybu.

Máme pro vás pár tipů, jak být při zpracovávání účetnictví pro klienty efektivnější:

• nabídněte klientům fakturační aplikaci, ve které budete spolupracovat,
• propojte ji se svým účetním programem,
• ukažte klientům, jak na předávání přijatých dokladů.

Snadný přístup k dokladům, méně opravování a konec přepisování

Fakturační nástroj, který oběma stranám ušetří čas je například iDoklad. Klient vystavuje doklady přímo v aplikaci, do které se kdykoliv přihlásíte a doklady si zobrazíte. Pokud klient do aplikace zadává i přijaté doklady, dostanete se stejně snadno i k nim.

Přepisování dokladů vyřešíte propojením iDokladu s účetním programem. Vydané faktury si pak importujete z aplikace přímo do účetního programu a nemusíte mít obavu, že uděláte při ručním přepisování údajů chybu. Aplikaci propojíte třeba s účetními programy Money, Pohoda nebo Vario.

„Faktury od klientů, které bych přepisovala 5 hodin, mám díky iDokladu stažené za minutu,” potvrzuje Kateřina Knotková, která provozuje účetní a daňový servis v Prostějově a využívá propojení aplikace s programem Money S3.

Jak na předávání přijatých dokladů

Přijatý doklad musí klient do iDokladu zadat. Pokud má faktura QR kód, jednoduše ho přes mobilní aplikaci iDoklad naskenuje a údaje se do ní propíší. Další možností je, že do aplikace údaje opíše nebo doklad uloží na cloudové úložiště (např. Google Disk) a vy už se o zadání do aplikace postaráte.

Klienti ocení zjednodušení a ušetřený čas

Kromě toho, že nabídnete efektivnější službu, umožní vám práce na dálku přibírat klienty mimo vaše město. Nabídněte jim spolupráci přes iDoklad a popište, jak jim to usnadní práci:

• všechny doklady budou mít na jednom místě a nemusí je vyhledávat mezi e-maily,
• nemusí opakovaně zadávat údaje zákazníka, se kterým už spolupracují, načtou se s z adresáře,
• našeptávač ceníkových položek pomůže, aby neudělali chybu při zadávání cen nebo slev,
• pokud budou evidovat vystavené i přijaté faktury, budou mít přehled o splatnosti závazků a celkovém stavu příjmů a výdajů,
• propojení s bankou umožní spárování platby s fakturou a nebudou muset ručně kontrolovat úhradu vystavených faktur,
• neplátci DPH aplikace hlídá hranici obratu platnou pro plátcovství a upozorní ho při překročení,
• iDoklad funguje na cloudovém úložišti, takže do něho budou mít přístup kdykoliv.

„Klienti, kteří iDoklad používají, mají mé služby levnější. Musí si sice koupit předplatné iDokladu, ale stále je to vyjde levněji, než kdyby mi museli platit za hodiny přepisování dokladů,” popisuje Kateřina Knotková.

Pro své klienty můžete navíc získat 50% slevu na první tarif u iDokladu. Stačí projít 40minutový e-learningem, který je zakončený online testem. Po úspěšném absolvování získáte certifikát a zapsání do katalogu iDoklad pozitivních účetních. Katalog je databáze účetních, kteří pracují na dálku a využívají iDoklad. Slouží klientům, kteří hledají účetní schopné pracovat na dálku a mohou tam objevit i vás.

Naučte se využívat iDoklad a program Money S3 během akademie Svobodná účetní. Abychom vám usnadnili začátky podnikání, dáme vám program Money S3 k využívání na rok zdarma.